De juiste dingen doen of de dingen juist doen?
In de ideale wereld wil je de juiste dingen doen, maar ook de dingen juist doen. Wat is nu eigenlijk het verschil?
Je kunt hier een perfect onderscheid maken tussen efficiënt en effectief werken.
————————————————————————————————————————————-
Effectief betekent doeltreffend, ook wel resultaatgericht. Je wilt een bepaald doel behalen, dit zegt niets over het proces er naar toe: “De juiste dingen doen.”
• Het project was heel effectief waardoor het bedrijf veel winst heeft geboekt.
Effectief werken zegt niets over hoe je taken uitvoert, alleen over wat je doet en welk resultaat dit oplevert. Als je effectiever wilt werken leg je de focus op de belangrijkste taken.
————————————————————————————————————————————-
Efficiënt betekent doelmatig, op een manier die weinig middelen of inspanning vergt: “De dingen juist doen.”
• Mijn collega kan in korte tijd veel werk verzetten en is dus heel efficiënt.
• Dat Excel bestand is heel efficiënt, want het kan gemakkelijk en snel ingevuld en verwerkt worden.
Efficiënt werken zegt alleen wat over de manier waarop je iets uitvoert, maar niet over welke werkzaamheden je uitvoert. Als je efficiënter wilt werken leg je de focus op de manier waarop je de werkzaamheden uitvoert, snel en gemakkelijk.
————————————————————————————————————————————-
Als je aan je werk denkt wil je natuurlijk het liefst beide doen. Je wilt de werkzaamheden goed en nauwkeurig uitvoeren. Maar je wilt ook de juiste werkzaamheden uitvoeren, je wilt geen tijd verspillen aan werkzaamheden die je niet dichter bij je doel, of het doel van de organisatie brengen.
Voorbeeld:
De mailbox stroomt bij de meeste mensen ontzettend snel vol en deze mails moeten verwerkt worden. Als je hier de juiste methode voor vindt kan je dit heel efficiënt doen. Maar je moet ook tijd inplannen voor de werkzaamheden die je dichter bij je doel brengen, bijvoorbeeld meer winst voor de organisatie. Voor deze focustaken moet je tijd vrijmaken.
Dus de juiste dingen doen én de dingen juist doen.
————————————————————————————————————————————-
Wat kun je zelf doen om effectief te werken?
Beperk afleidingen
- Mensen die mail-notificaties aan hebben staan worden per definitie afgeleid van belangrijke taken. Zet daarom je notificaties uit. Geen geluiden en pop-ups meer.
- Werk een tijdje offline. Heb je een belangrijk stuk wat je moet schrijven, of moet je een project uitwerken, werk even offline. Zo komt er ook weer minder afleiding tussendoor.
- Werk je op kantoor, hang een bordje “niet storen” op de deur.
- Koop een koptelefoon met noise cancelling, hiermee demp je storende omgevingsgeluiden.
Stel de juiste prioriteiten
- Weet welke doelen je wilt behalen en stel vast welke werkzaamheden hiervoor nodig zijn. Kies per dag één “doel van de dag” en plan deze in. Dit kan een blok zijn van 2 uur of misschien wel van 4 uur. Kijk goed naar wat haalbaar is in combinatie met andere werkzaamheden. Zorg dat je altijd je doel van de dag behaalt. Als je dit lukt geeft dit een dopamine-shot, een geluksgevoel.
- Plan “het doel van de dag” van te voren in. Blok deze tijd in je agenda en werk in deze uren ook echt aan deze taak. Proactief plannen is de sleutel!
- Doe alleen je eigen werkzaamheden. Hou focus en zeg wat vaker nee als het moet.
Plan en organiseer je werk
- Probeer je werkzaamheden qua tijd goed in te schatten, dit is niet altijd even makkelijk en vaak zijn we veel te optimistisch. Tel in het begin ongeveer 20% tijd boven op je eigen inschatting.
- Ben je productief in de ochtend? Blok deze tijd om effectief aan het werk te gaan.
- Hou ook rekening met het ritme van de week, grote kans dat jij op vrijdag minder productief bent.
- Begin eens een week met het bijhouden van je werkzaamheden, welke tijd besteed je waar aan? Dit geeft je inzicht en hier kan je vaak al snel zien of je de tijdsbesteding anders wilt gaan inrichten.
Neem pauze! Om effectief te kunnen werken heb je ook pauze nodig. Pauze nemen wordt onderschat. Lees hier meer over.
Wat kun je zelf doen om efficiënt te werken?
Automatiseren
- Handelingen, die we vaak uitvoeren en meerdere stappen kosten, kunnen we vaak automatiseren. Zeker als je met Microsoft werkt is hier heel veel winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan een mail die je vaak verstuurd met dezelfde inhoud. Maak hiervoor een template aan. Kijk een goed naar je repeterende werkzaamheden en kijk waar voor jou de winst ligt.
Cluster van werkzaamheden
- Verzamel taken die op elkaar kijken en handel deze in één keer af. We noemen dit het clusteren (samenvoegen) van taken. Gelijke taken (zoals diverse telefoontjes, bestellingen doen of data invoeren) in één blok afhandelen.
Snel en efficiënt leren plannen
- Ik heb het hier dus nadrukkelijk over de manier waarop je plant. Je wilt snel je werkzaamheden en taken kunnen inplannen zodat je tijd bespaart. Zo kun je meer tijd besteden aan je focustaken.
Blijf leergierig en up to date
Het is belangrijk dat je met de tijd meegaat, jezelf blijft ontwikkelen en gebruik maakt van slimme tools die jou het (werk)leven makkelijker maken. Dan kan het erop neer komen dat je in sommige gevallen je werkwijze wilt veranderen. Oude, vastgeroeste gewoontes afleren en nieuwe werkmethodes aanleren, daar ligt de winst.
Wil je ook efficiënter en effectiever leren werken? Volg mijn online training Grip op je Inbox
