Tijd is geld zegt men wel eens, maar wat mij betreft is tijd ook rust en ontspanning! Een goede werk- en privébalans en aan het einde van de dag met een fijn gevoel je (werk)dag afsluiten, dat is waar het om gaat.
Hieronder drie tips die je helpen je productiviteit te verhogen.
1. Beperk afleidingen
Je herkent het vast wel: Je bent lekker aan je project of taak aan het werk, maar er komt tussendoor een mailtje binnen, heel even kijken waar het over gaat…. Of je zit net lekker in dat Excel bestand te werken komt er op je telefoon een nieuw bericht binnen, veel te lastig om niet heel even te kijken waar het over gaat…. Ons brein is ook gewoon veel te nieuwsgierig!
Je kan dit veel beter voorkomen, want …
Wist je dat:
- Elke keer als je afgeleid wordt, je minimaal 1 minuut nodig hebt om weer terug in concentratie te komen? Ben je met een focusklus bezig kan dit wel oplopen tot 20 minuten!
- Al deze prikkels wel tot 30% van je werktijd kunnen afnemen, dat kan dus oplopen tot 2,5 uur per dag!
Beperk daarom je afleidingen. Dit kan op verschillende manieren. Zet je notificaties (meldingen) uit. Of werk tijdelijk offline (daar is in Outlook zelfs een functie voor). Zet je telefoon even op vliegtuigstand als je aan dat belangrijke project werkt.
2. Plan je werkdag goed in
- Ben je een ochtendmens of juiste een avondmens? Plan je belangrijkste taken wanneer jij op je best bent. Voor de meeste mensen zal dat je in de ochtend zijn.
- Probeer eens de dag niet te starten met je e-mail (als je functie dit toelaat natuurlijk). Doe dit één of twee keer in de week. Zo hou je de waan van de dag langer buiten de deur.
- Plan je pauze. Ga van je werkplek af wanneer je gaat lunchen. Plan na de lunch een mailmoment (afterlunch-dip).
- Staan alleen je afspraken en vergaderingen in de agenda? Hoog tijd om ook je werkzaamheden in te plannen. Zo kun je precies zien wat je moet doen en hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt.
- Tel bij het plannen van je projecten, werkzaamheden en taken gerust 20% tijd op, aangezien we allemaal vaak veel te optimistisch plannen.
- Stop een half uur eerder met werken, werk je mailbox bij en kijk naar de planning van de volgende dag.
- Houd je aan de planning! Laat je niet verleiden door ad-hoc klusjes als het geen spoed is. Blijf baas over je eigen agenda.
3. Personaliseer je Outlook
Microsoft Outlook denkt met je mee en heeft ontzettend veel leuke tools om sneller en efficiënter te werken. Gebruik wat voor jou handig is en waar jij het meeste mee werkt. Zo bespaar je gerust een uur per dag en benut je optimaal je mailsysteem.
Wil je weten hoe je je Outlook personaliseert, kijk dan eens bij mijn online training Grip op je Inbox.
