Voor veel mensen breekt nu de vakantietijd aan, en daar kan de volgende tip goed van pas komen.
Je kent het wel, je bent bezig met het afronden van je laatste taken, en uiteraard is het verzenden en beantwoorden van e-mails hier ook een belangrijk onderdeel van. Je bent immers hard op weg naar een lege inbox.
Je stuurt je laatste e-mails op je laatste werkdag, het is kwart voor vijf en om vijf uur gaat die computer echt uit. Het versturen van die e-mails is natuurlijk prettig, maar de kans is groot dat er nog een antwoord binnenkomt op de e-mail die je zojuist hebt verstuurd. Die ontvang je waarschijnlijk terwijl je geniet van je vakantie, en de e-mail blijft rustig een week of langer onbeantwoord.
In sommige gevallen is dit geen probleem. Misschien vermeld je in je automatische handtekening dat er contact kan worden opgenomen met een collega in geval van spoed.
Maar een andere optie is om het antwoord dat je verwacht door te sturen naar iemand anders. Je kunt ervoor kiezen om zelf ook de e-mail te ontvangen (als je de voortgang wilt volgen), maar dat hoeft niet. Dit bespaart je weer een paar e-mails als je terugkomt en de voortgang loopt soepel door.
Om dit toe te passen, ga je in een geopende e-mail naar Bestand, Opties, en dan naar “Antwoorden richten aan”. Hier staat standaard je eigen e-mailadres vermeld. Vervang jouw mailadres (als je het antwoord zelf niet meer wilt ontvangen) óf voeg er een e-mailadres aan toe (zo ontvang je zelf de e-mail én de persoon die je hebt opgegeven).
Communiceer wel altijd even met de persoon die je toevoegt én met de ontvanger zodat iedereen op de hoogte is, wel zo netjes.
Wil je een uitgebreidere uitleg, klik hier voor de video.
Deze tool kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden als niet bereikbaar op je mailadres en wil je het antwoord naar een ander mailadres latensturen.
Vind je dit soort tips nu handig, kijk dan ook eens naar mijn online training “Grip op je Inbox“.
Veel succes en op naar een lege inbox!
