Hoe maak ik een zoekmap in Outlook?

Linda Gripeffect

Bespaar tijd door efficiënter en effectiever te werken.

Laat Outlook voor JOU werken!

Laatst zat ik bij een klant die constant tijd leek te verliezen met het handmatig invoeren van dezelfde zoekopdrachten in Outlook.

Ze raakte gefrustreerd door het herhaaldelijk moeten zoeken naar specifieke e-mails, en ik kon me haar frustratie goed voorstellen. In de drukte van de dagelijkse werkzaamheden is efficiëntie essentieel en elke minuut telt. Daarom heb ik haar laten zien hoe ze een zoekmap kan maken, waardoor ze kostbare tijd bespaart en zich kan concentreren op wat echt belangrijk is: het werk zelf.

Wat is een zoekmap eigenlijk?

Zoekmappen in Outlook zijn virtuele mappen die automatisch zoekresultaten weergeven op basis van specifieke criteria. Ze zijn handig als je regelmatig naar bepaalde soort(en) e-mails of termen moet zoeken, maar niet telkens dezelfde zoekopdracht handmatig wilt invoeren.

Bij het maken van een zoekmap kun je specifieke zoekcriteria opgeven, zoals afzender, onderwerp, trefwoord, datum, enzovoort. Outlook zal vervolgens automatisch alle items in je postvak controleren en degenen weergeven die aan de opgegeven criteria voldoen, zonder dat je elke keer handmatig een zoekopdracht hoeft uit te voeren.

Deze zoekmap geeft e-mails weer uit de Postvak In, de mappen die je hebt, je eigen verzonden e-mails, enzovoort. Het gebruik van een zoekmap kan bijvoorbeeld handig zijn als je snel alle ongelezen e-mails in je postvak wilt bekijken of als je alle communicatie van een bepaald project in één oogopslag wilt zien. Als je een zoekmap niet meer nodig hebt, kun je deze gemakkelijk weer verwijderen.

Hoe maak je een zoekmap?

Zoek in je mailbox naar de functie “zoekmappen”, klik met je rechtermuisknop op deze functie.

zoekmap

Klik op nieuwe zoekmap. Selecteer een zoekmap die Outlook klaar heeft gezet of kies onderaan bij aangepast voor “Een aangepaste zoekmap maken”. Geef je map een naam en geef de juiste criteria op onder de button “voorwaarden”. Sla deze gegevens op en je zoekmap is aangemaakt.

Wil je de zoekmap verwijderen?

Klik boven de zoekmap met je rechtermuisknop en klik op “map verwijderen”.

zoekmap

Als je mijn werkwijze een beetje kent, weet je dat ik een groot voorstander ben van het zo veel mogelijk opslaan van e-mails in één archief. Dit is niet in alle functies mogelijk, daar ben ik me van bewust, maar waar mogelijk wel. Dit bespaart enorm veel tijd. Als je dan toch (tijdelijk) met een project bezig bent en je alle communicatie in één map wilt zien, maak dan een zoekmap aan en laat Outlook al jouw e-mails voor je filteren.

Je ziet dat deze manier van werken je ontzettend veel tijd kan besparen en Outlook voor jou kan laten werken. Dus merk je dat je regelmatig dezelfde zoekterm invoert in de Outlook-zoekbalk, maak dan een zoekmap aan in je Postvak.

Nieuwsgierig hoe ik jou verder kan helpen?

Online training

Grip op je Inbox

gripeffect

Coaching

1-op-1 coaching

gripeffect

Training

Teamsessies

grip effect
Scroll naar boven