Out of office

Laatst zat ik bij een klant (een HR-manager) en zij gaf aan dat mails non-stop binnenkomen. Mensen verwachten snel antwoord zodat ook zij weer verder kunnen met hun werk. Het gevolg is dat haar eigen werk, werkzaamheden waarvoor ze is aangenomen, blijft liggen.

We bespraken dat ze hier tijd voor kan inplannen, focus-tijd noem ik dat. Zonder afleiding en dus full-focus aan een bepaalde taak werken. Hiervoor hebben we een aantal tools en tips besproken die dit mogelijk kunnen maken. Het voordeel is dat je op deze manier de taak in aanzienlijk minder tijd voor elkaar bokst.

Eén van de tips wil ik vandaag ook graag met jullie delen.

De meeste mensen gebruiken hun out of office reply alleen wanneer ze een paar dagen vrij zijn of op vakantie gaat. Maar je zou deze functie voor meer gelegenheden kunnen gebruiken.

Wat dacht je ervan om soms je out of office reply aan te zetten als je niet gestoord wilt worden en daardoor anderen iets langer op je antwoord moeten wachten. Zo temper je de verwachtingen van een ander en geef je aan even tijd nodig te hebben voor iets belangrijks. Niemand die dat vervelend vindt of niet begrijpt.

Een voorbeeld van zo’n bericht;

Beste lezer,

Op dit moment ben ik full-focus aan een belangrijke taak aan het werk. Omdat ik dit snel gedaan wil hebben zorg ik ervoor dat ik geen afleidingen heb. Ik lees daarom mijn mails de hele ochtend niet.

Vanmiddag kijk ik weer in mijn mailbox en zal ik, als het nodig is, een reply geven. Heeft het wat minder haast dan krijg je in de loop van de week een antwoord.

Spreekt het werken op deze manier jou ook aan, ik kan het je van harte aanraden!

Bedankt voor je begrip.

Let op! Heb jij altijd een automatische handtekening toegevoegd, zet deze hier dan niet bij zodat je voorkomt dat er een dubbele handtekening staat.

Verzin vooral je eigen tekst en past het bij jouw/het bedrijf gooi er dan een beetje humor in. Een glimlach op het gezicht van de lezer toveren maakt het leven weer een beetje leuker.

Ik kreeg van de zomer deze out of office reply en daar werd ik heel vrolijk van;

Ola!

Je ontvangt deze mail omdat ik op vakantie ben in Spanje en aan het genieten ben van de Spaanse keuken, fijne gesprekken, een goed boek en vooral aan het genieten ben van de tijd met mijn gezin.

Nou begrijp ik dat sommige dingen door moeten gaan en niet kunnen wachten, daarom check ik nog wel mijn mail, alleen niet dagelijks.

Maandag 29 augustus ben ik weer aan het werk, als het niet tot die tijd kunt wachten hoor je zeker van me, maar houdt rekening met een kleine vertraging in mijn reactie.

Zo creëer je gelijk meer begrip aan de kant van de lezer.

Ik hoop dat ik je op deze manier een beetje geïnspireerd heb om het soms een beetje anders te doen. Anders is leuk en anders zorgt voor meer ruimte zodat jij je werkzaamheden voor elkaar krijgt.