Start de dag eens niet met het checken van je e-mail

Schermafbeelding

Bespaar tijd door efficiënter en effectiever te werken.

Bijna elke klant die ik help begint zijn dag met het lezen van alle e-mails die zijn binnengekomen. Het is een ingesleten gewoonte geworden om zo de dag te starten en lijkt lastig te doorbreken.

Het idee is ontstaan dat we de werkzaamheden die we moeten uitvoeren niet kunnen starten zonder eerst alle informatie te lezen die er is binnengekomen. Óf er heerst enorme druk op het beantwoorden van de mails, een ander kan tenslotte zitten te wachten op jouw antwoord en kan daardoor misschien helemaal niet verder met het werk.

Ik vraag altijd aan mijn klanten, wat is het beleid? Binnen hoeveel tijd verwacht een collega of klant reactie van jou?

Als je bijvoorbeeld drie keer op een dag de mailbox verwerkt en je doet dat in de ochtend bij binnenkomst, na de lunch en vlak voordat je afsluit. Dan beantwoord je gemiddeld binnen vier (werk)uren altijd de mail. Lijkt mij helemaal prima voor de meeste functies.

Stel dat je nu eens een keer de dag niet start met het beantwoorden van de mail, maar een ochtend full-focus aan die ene belangrijke taak gaat werken. Dan beantwoord je de mails aan het eind van de ochtend of net na de lunch. Als je de dag ervoor als laatste je mails hebt bekeken rond 16.00/ 16.30 uur dan beantwoord je nog steeds je mails binnen de vier (werk)uren zoals hierboven besproken.

Wat ik met dit voorbeeld wil aangeven is dat het best prima kan zijn om eens de dag niet te starten met het checken van je e-mail.

Dit heeft een aantal voordelen;

  • Je verliest je niet in de tijd. Vaak kom je er na een paar uur achter dat je nóg met de mailbox bezig bent. Houd zo “de waan van de dag” langer buiten de deur.
  • Je kan full-focus gelijk aan die belangrijke taak verwerk. Onderzoek toont aan dat de meeste mensen het meest productief zijn in de ochtend.
  • Omdat je zo lekker productief bent heb je die belangrijke taak in aanzienlijk minder tijd voor elkaar gebokst.             
  • De rest van de dag rust er geen druk meer op je schouders omdat je het belangrijkste van de dag al af hebt en dat geeft een lekker gevoel!

Ik zou zeggen probeer het eens. Start met één keer in de week, ik weet zeker dat het je bevalt.

Wat kan helpen is je Outlook te laten opstarten met je Agenda in plaats van je Mail. Zo raak je niet gelijk verzeilt in het lezen van mails en focus je meer op je eigen planning (in plaats van die door een ander te laten bepalen).

Ga in Outlook naar Bestand, Opties, Geavanceerd -> Outlook starten en afsluiten -> Bladeren en kies voor Agenda.

Meer weten over Outlook of hoe je “de waan van de dag” buiten de deur houdt? Klik hier.

Nieuwsgierig hoe ik jou verder kan helpen?

Online training

Grip op je Inbox

gripeffect

Coaching

1-op-1 coaching

gripeffect

Training

Teamsessies

grip effect
Scroll naar top