Herken je dit? Het eerste wat je doet als je je computer opstart, is je e-mails checken. Het is bijna een automatische gewoonte geworden, en voor veel mensen lijkt het onmogelijk om de dag anders te beginnen. Maar wat als ik je vertel dat er een manier is om je dag productiever te starten en je focus te verbeteren?
De e-mail valkuil
​​
​Het lijkt logisch: je begint je dag met het lezen van alle nieuwe e-mails om goed geïnformeerd aan je taken te beginnen. Misschien voel je ook de druk om direct te antwoorden, zodat je collega’s of klanten niet wachten. Maar vraag jezelf eens af: wat is eigenlijk het beleid? Hoe snel wordt er van jou verwacht dat je reageert?
Verander je mindset
Een betere manier om de dag te beginnen is door eerst je agenda en taken te bekijken. Zo start je met je eigen planning in plaats van je te laten leiden door de verzoeken en prioriteiten van anderen. Wat staat er vandaag op de agenda? Welke taken moeten worden uitgevoerd? Controleer of alles haalbaar is en pas aan waar nodig.​​​​
​Efficiënt e-mailbeheer
​Een methode die ik vaak aanraad, is om je e-mail op vaste momenten te controleren: ’s ochtends bij binnenkomst, na de lunch en aan het einde van de dag (als je functie dit toelaat natuurlijk). Zo antwoord je altijd binnen vier werkuren, wat in de meeste functies meer dan voldoende is.
​De voordelen van full-focus ochtenden
​
​In plaats van je dag te beginnen met e-mails, probeer eens een ochtend te wijden aan een belangrijke taak. Beantwoord je e-mails pas rond het einde van de ochtend of direct na de lunch. Als je de dag ervoor je mailbox voor 16:30 uur hebt bijgewerkt, blijf je binnen die vier werkuren responstijd.
Hier zijn enkele voordelen van deze aanpak:
Tijdwinst: Je raakt niet verstrikt in je mailbox en houdt “de waan van de dag” langer buiten de deur.
Productiviteit: Je kunt je volledig richten op een belangrijke taak wanneer je energieniveau het hoogst is. Onderzoek toont aan dat de meeste mensen het meest productief zijn in de ochtend.
Minder stress: Door je belangrijkste taak ’s ochtends af te ronden, draag je de rest van de dag geen druk meer met je mee. Dit geeft een voldaan gevoel en meer rust.
Een handige tip is om je Outlook zo in te stellen dat het opent met je agenda in plaats van je e-mails. Zo voorkom je dat je meteen in je e-mails duikt en kun je je eigen planning volgen in plaats van die van anderen.
Zo doe je dat in Outlook:
-> Ga naar Bestand.
-> Klik op Opties.
-> Selecteer Geavanceerd.
-> Onder “Outlook starten en afsluiten” klik je op “Bladeren” en kies je voor Agenda.
-> Klik op OK om deze instelling op te slaan.
Probeer het eens. Begin met één dag per week waarop je je ochtend niet start met e-mails, maar met een belangrijke taak. Ik weet zeker dat je het verschil zult merken.
Ik ben benieuwd naar je ervaringen en hoor graag wat deze aanpak voor jouw productiviteit doet! Laat het mij vooral weten en stuur een mail naar linda@gripeffect.nl
