Als je mij al wat langer volgt weet je dat ik een groot voorstander ben van het gebruik van de Outlook-takenlijst en/ of Microsoft To do.
Het idee is simpel: al je taken noteren op één centrale plek, zodat je niets vergeet en een duidelijk overzicht hebt. Je haalt alles uit je hoofd en brengt het onder in een extern ‘brein’, waardoor je je niet langer druk hoeft te maken over het onthouden van alles.
Een groot voordeel van deze aanpak is dat je taken die bij elkaar horen kunt clusteren, waardoor je efficiënter kunt werken en zaken sneller kunt afronden.
Bovendien biedt het de mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in je taken (oftewel, je werkdruk). Dit kan resulteren in twee scenario’s: je realiseert je dat de werkdruk eigenlijk goed beheersbaar is, of je komt tot de conclusie dat je werkdruk te hoog is en actie moet ondernemen.
Hoe dan ook, deze werkwijze is wat mij betreft een essentieel onderdeel van het op orde brengen van je werk.
Hier is nog een handige tip: als je Microsoft Teams gebruikt, kun je eenvoudig taken toevoegen aan je Outlook-takenlijst of To Do vanuit Teams.
Ga hiervoor in Teams naar een chat of een kanaal en klik bij een bericht op de drie puntjes. In de nieuwe versie komt “Taak maken” direct naar voren.
Werk jij met een iets oudere versie ga dan naar de drie punten, helemaal naar onder naar meer acties en klik daar op “Taak maken”.
Teams opent een taak zoals hieronder. De Teams link staat er gelijk in. Vul de gegevens naar wens aan en plan je taak in.
Klik op “Taak toevoegen”, en de taak wordt automatisch gesynchroniseerd en toegevoegd aan zowel de Outlook-takenlijst als To Do.
Ben je nou echt benieuwd hoe je optimaal werkt met de Outlook-takenlijst kom dan naar mijn 1-daagse training Grip op je werkdag. Uiteraard zal dit onderwerp uitgebreid aan bod komen.
<<< Klik hier voor meer informatie>>>
Mocht je nog vragen hebben, stuur gerust een mail naar linda@gripeffect.nl.
