| Slim omgaan met de regels van Outlook. |
Er zijn in Outlook talloze tools waar je gebruik van kunt maken en één daarvan is de functie ‘Regels’. Maar wat houdt dit precies in?
Regels in Outlook zijn automatische instructies die je kunt instellen om bepaalde acties uit te voeren op inkomende en te verzenden e-mails.
Mogelijk begrijp je na het lezen van deze uitleg nog niet helemaal wat ik bedoel. In dat geval is het handig als ik een voorbeeld geef.
Stel je voor dat je e-mails die altijd in je Postvak In binnenkomen direct wilt verplaatsen naar een specifieke map, bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrieven’.
Hoe handig zou het zijn als deze e-mails meteen in die map terechtkomen? Dit betekent dat je een handmatige handeling kunt overslaan door een regel in te stellen die deze e-mails automatisch naar de gewenste map verplaatst.
| Klik op bovenstaande video om de uitleg te bekijken, of klik hier. |
Een ander voorbeeld van het gebruik van “Regels” is een praktijkvoorbeeld dat ik zelf toepas. Ik verzend mijn e-mails altijd met een vertraging van 3 minuten. Dit komt doordat ik vaak vergeet een bijlage toe te voegen (ja, stom, ik kan er niets aan doen), maar meestal kom ik hier binnen 1 minuut achter. In dat geval haal ik de e-mail uit mijn Postvak Uit en voeg ik snel de bijlage toe.
Het kan soms onhandig zijn dat mijn e-mails standaard met een vertraging van 3 minuten worden verzonden, bijvoorbeeld als ik aan de telefoon zit en zeg: “Ik verstuur je nu een e-mail.” In dit geval wil ik niet 3 minuten wachten en de persoon aan de andere kant van de lijn al helemaal niet ;-). Daarom heb ik een uitzondering gemaakt voor e-mails met een hoge urgentie, deze worden direct verzonden.
Zoals je ziet, kunnen de regels van Outlook behoorlijk uitgebreid zijn, de mogelijkheden zijn enorm. Het is zeker de moeite waard om hier eens naar te kijken.
In mijn training Grip op je Inbox besteed ik uiteraard ook uitgebreid aandacht aan dit onderdeel.
